如何做一个职场达人——30秒内找到文件

看看你的办公桌，上面放了些什么？厚厚的文件是不是堆放得有点高了；要找个东西，得东看看西找找，甚至挪开文件后也找不到；电话铃响，接电话还得记点东西，却找不到笔和纸。一句话概括，“整个一混乱状。”

如果说让你在30秒内找到你需要的东西，你敢点头说“能”吗？如果不能，请继续看下去……

职场中“忙”声一片，再看看众多人的办公桌、电脑桌面，也是堆满文件、报表，一片繁忙景象。

多头绪的工作，临时任务，总让人感到疲于奔命，却又收效甚微。其实，你真正需要的不是向领导抱怨工作量太大，也不是挤出休息时间忙工作，可能你需要的只是头一天按轻重缓急列出工作任务，或者花几分钟看我们下面的新闻，一个职场好习惯，可以使你拥有让自己成长更快的强大力量——

让南岸区质监局的职场达人们来做个示范吧。

《关于开展机动车轮胎、建筑钢材产品质量专项抽查的通知》——这是市局下发的文件。

找到文件夹，翻开目录，第4个文件就是它了。“24.9秒。”这是王敏从听到文件名称到最后找到文件的用时。

王敏是南岸区质监局的一名普通科员，在30秒内找到需要的文件，不仅仅是她一个人掌握的绝技，在这个局里，上至局领导，下至普通科员，“这都是最基本的要求。”

如果这件事放在半年前，王敏说她也一定不能在30秒内完成。“至少得五六分钟嘛。”拿着找到的文件，王敏边说边将文件归位。因为在她的办公桌上，不能摆放当天不需要的文件。

即使当天要用的文件，也会按办理的先后顺序，挨个放在桌上的文件夹里。

办公室3S管理法则 说简单点就是清理、整理和整顿

法则一 办公瘦身

直觉说：有些东西还可以用，但好几年没用

达人分享：丢！该丢的都得丢！

去年，南岸区质监局就开始实施办公室的3S管理。“就是清理、整理和整顿。”说起清理，局长钱涛说当时自己也很纠结。“比如一些东西，感觉还可以用，但是的确又好几年没有用，这些东西到底丢不丢呢？”曾经是市质监局办公室主任的钱涛，从市局调到南岸区区局时，就有几个纸箱一直跟随着他，“放到这里好几年了，也一直没有打开过。”

在这次清理当中，钱涛本想把箱子丢在保管室了事，但后来想到保管室也得清理，他一中午不休息，硬是把这几箱子的东西翻了个遍，“该丢的还是得丢，光是我的东西就丢了好几麻袋。”

而整个局里清理出的物品，“整整装了四卡车。”王敏说。“当然该保留的还得保留，比如说文件，一个星期不用的就归类放在文件柜；一年不用的就放档案室。”

法则二 规划抽屉

直觉说：私人物品随手放，拿着顺手就是了

达人分享：抽屉第一格不摆放私人物品

剩下的也该分门别类的放好，以便查找和使用。文件倒好说，可以按照不同的类别归类，可自己要用的物品就不那么好归类了。比如说要用的回形针、小夹子等等。这些小物品不放好，其实也有伤大雅。

“现在像这些小东西，我们就放在盒子里，然后把盒子放在第一格的抽屉里。”拉开王敏的抽屉，我们看到的是通讯录、记事本和一个塑料盒；第二格则是不太常用的小物件；第三格才是王敏的私人物品——包包。“我们都有规定的，第一格不能放私人物品，有透明玻璃的地方也不能放私人物品。”

就连文件柜、书柜里的文件、书籍摆放也得有规律。“从左到右，从高到矮、从厚到薄。”按照这一指导思想，钱涛书柜里的书就这样罗列得整整齐齐。

法则三 整顿电脑

直觉说：电脑资料随便放，方便操作

达人分享：私人记事本上也列了目录

虽然最开始对于这种严格的管理有抵触情绪，但现在的王敏似乎把这种有规律的工作态度延续到生活里。她有一个记事本，第一页居然是目录，里面记录的内容页码和目录所标的完全相同，“这样一翻就能找到自己想要的东西。”

就连打开王敏的电脑，桌面显示屏上的内容也全是和工作有关的，而且居然一个Word文档都没有。“全是按类别归类后放在文件夹里，桌面上最多只能有一个文件夹，其他的文件还不能放在C盘里。”

经过这样的清理、整理和整顿后，王敏把前后的照片进行对比，她竟然认不出自己原来的办公室了。“变化太大了，都忘了以前是啥子样子了。”

来源：东阳人才网 永康人才网/缙云人才网/武义人才网   编辑：小如